Niszczarka do papieru, czyli niezawodny sposób ochrony danych osobowych
Spis treści:
- Czy warto kupić niszczarkę do dokumentów?
- Sposoby niszczenia dokumentów, według normy DIN.
- Wszystko, co musisz wiedzieć o niszczarce.
- Jaka niszczarka do domu, a jaka do firmy?
- Polecane niszczarki do dokumentów.
Zanim wyrzucisz dokument do kosza – przeczytaj to
Świadomość dotycząca ochrony danych osobowych jest coraz wyższa. To dobry trend, ale dotyczy głównie sfery internetu oraz telemarketingu. Kwestię niszczenia dokumentów papierowych wciąż traktuje się po macoszemu.
Jak pokazują statystyki, zaledwie 15% Polaków uważa, że mogłaby się stać ofiarą kradzieży danych osobowych. Tymczasem liczba osób narażonych na tego typu kradzież sięga 57%. Mało tego, aż 80% badanych osób nie niszczy dokumentów przed wrzuceniem do kosza albo robi to w sposób niewystarczający. Samo potarganie kartki lub jej zgniecenie nie wystarczy. Taki dokument łatwo odtworzyć, pozyskując dane do uzyskania kredytu, zawarcia umowy abonamentowej i innych nieuczciwych procederów.
Tylko fizyczne zniszczenie dokumentu daje gwarancję, że nikt nie odczyta Twoich danych osobowych.
Niszczarka a RODO
Unijna dyrektywa o ochronie danych osobowych (RODO/GDPR) wprowadza istotne zmiany w kwestii ochrony danych osobowych. Podmioty przetwarzające tego typu informacje mają obowiązek stałej analizy zagrożenia, czyli kontrolowania słabych punktów, przez które mogłoby dojść do wycieku, bądź kradieży danych osobowych. Więcej informacji o przepisach RODO, a także roli, jaką odgrywają niszczarki w procesie ochrony danych osobowych znajdziesz w poradniku: Drukarki, urządzenia wielofunkcyjne, skanery i niszczarki, które przygotują Cię na RODO.
Czy warto zatem kupić niszczarkę do dokumentów?
W świetle przedstawionych wyżej powodów - tak. Niezależnie od tego, czy znajdzie się ona w domu na własny użytek, w domowym biurze, pomagając zachować porządek w papierach, czy też w firmie, niszcząc większe ilości dokumentów.
Być może nie zdajesz sobie sprawy, jak wiele dokumentów zawiera Twoje dane osobowe. W domu są to: informacje z banku, wyciągi kart kredytowych, rachunki i faktury VAT, dokumenty z firm ubezpieczeniowych, informacje podatkowe, pisma z ZUS, stare karty kredytowe, kserokopie dokumentów, stare legitymacje, dowody i paszporty, dokumenty zawierające numer konta, ale i niechciana korespondencja.
W firmach takich druków jest o wiele więcej. Dotyczą one zarówno działalności przedsiębiorstwa, jak i zatrudnionych w nim osób. Na takich dokumentach znajdują się: listy klientów, zestawienia płac, dane sprzedażowe, raporty finansowe, dane osobowe i życiorysy, plany sprzedażowe oraz marketingowe, dokumenty prawne i finansowe, akta osobowe i karty pacjentów, wyciągi z firmowych kart kredytowych, faktury VAT i wiele innych, zależnie od branży.
Alternatywa dla niszczarki?
Być może sądzisz, że niszczarka to zbędny luksus. Zróbmy więc mały test. Weź kartkę papieru albo od razu pięć i zacznij je rozdrabniać. Sprawdź teraz, ile czasu Ci to zajęło i pomyśl, czy potargane fragmenty da się poskładać w całość. Jeśli nie podarłeś kartki na confetti, można zrobić to dość szybko. Ot takie puzzle na jeden wieczór.
Mogłoby się wydawać, że niszczarkę zastąpi piec, gdzie spalisz papierowe dokumenty. Wbrew pozorom ten sposób jest nieefektywny. Wymaga wrzucania do ognia pojedynczych arkuszy, bo pełna teczka pali się długo i opornie. Wymaga także dużego płomienia, generując dużo popiołu. I jeszcze jedno, w mieszkaniu lub w wynajmowanym biurze palenie papieru jest niewykonalne.
Innym wyjściem jest korzystanie z usług firm brakujących dokumenty. Cena wybrakowania (czyli trwałego zniszczenia) 1 mb akt zaczyna się od 20 zł, lecz finalnie wpływa na nią np. ogólna objętość, poziom poufności, dodatkowe zabezpieczenia na czas transportu itd. Policz zatem, jak wiele takich metrów bieżących masz w firmowym archiwum i jak dużo dokumentów przeznaczasz potem do zniszczenia. Wynik: suma x kwota potrafi zrobić wrażenie.
Dokumenty domowe trudno zgłaszać do brakowania. Każdorazowo są to niewielkie ilości, a większych nikt nie magazynuje. Wyrzuca się je na bieżąco. No właśnie, wyrzuca, a nie niszczy.
Tymczasem niszczarka wybrakuje dokumenty w sposób mechaniczny, bezpowrotnie, a do tego w zaledwie kilka sekund. We wnętrzu urządzenia znajduje się stalowy wałek pełen ostrych noży. Obracając się kroją papier na drobne kawałki, które spadają potem do kosza.
Sposoby niszczenia dokumentów według normy DIN
Niszczarki różnią się nie tylko czasem i wydajnością pracy, ale i normą DIN. Co to takiego? Jest to niemiecki standard, który określa sposoby niszczenia różnych rodzajów dokumentów, zależnie od zawartych informacji. Krótko mówiąc – im bardziej poufne dane, tym bardziej należy zdefragmentować dokument.
Niszczarki są w stanie naprawdę mocno rozdrobnić papier, tnąc, zależnie od normy DIN, na paski, ścinki lub mikrościnki. Szczegółowo opisuje to poniższa tabela:
ABC niszczarki do papieru
Łatwe i bezpieczne użytkowanie
Żeby zniszczyć dokument wystarczy włożyć kartkę lub kartki do szczeliny u góry urządzenia. Wiele modeli automatycznie rozpoczyna rozdrabnianie i samoczynnie się wyłączają. Inne aktywujesz i dezaktywujesz jednym przyciskiem.
Niszczarka nagrzewa się podczas pracy. To naturalne zjawisko, będące efektem obciążenia mechanizmu tnącego. Ty nie musisz wiedzieć, kiedy przestać brakować dokumenty. Wyłącznik termiczny samoczynnie zatrzyma urządzenie, gdy temperatura osiągnie określony poziom. Pamiętaj tylko, by przestrzegać określonego przez producenta czasu pracy niszczarki oraz czasu odpoczynku przed ponownym przystąpieniem do niszczenia.
Co ważne, niszczarki posiadają także zabezpieczenie, które zapobiega przypadkowemu uruchomieniu przez dzieci i zwierzęta. W chwili przycięcia papieru przydaje się także funkcja cofania dokumentów. Zyskujesz pewność, że nie przeforsujesz przez przypadek sprzętu.
Co jeszcze zniszczy niszczarka biurowa?
Być może napęd nie czyta już porysowanej płyty CD/DVD. Postanawiasz się jej pozbyć i wyrzucasz do kosza. Istnieją jednak metody renowacji nośników oraz fragmentarycznego odczytania danych. Tu także warto postawić na niszczarkę, szczególnie taką, która poradzi sobie z płytami CD, krusząc je na drobne kawałki.
W ten sam sposób zniszczysz wszelkiego rodzaju karty plastikowe. Nieaktywne karty płatnicze, karty członkowskie i biblioteczne, karty medyczne i wszystkie inne zawierające dane. Niezawodnie i bezpowrotnie.
Dla zachowania porządku zszywasz kartki po kilka arkuszy albo używasz spinaczy biurowych. Czy przed wrzuceniem takiego pliku do niszczarki trzeba usunąć metalowe elementy? Otóż nie. Wybrane niszczarki poradzą sobie z nimi. Mając taki model nie musisz więc pozbywać się spinaczy i zszywek ręcznie, tracąc przy tym czas i narażając się na skaleczenie.
Jaką niszczarkę wybrać?
Jaka niszczarka do domu?
W domu będziesz korzystać z niszczarki okazjonalnie. Powinna być zatem kompaktowa, żeby dało się ją schować pod biurkiem lub w szafce. Wygodnym rozwiązaniem jest dołączony dedykowany kosz na odpadki, choć istnieją też modele bez kosza. Moduł tnący umieszczasz wtedy nad koszem na odpadki albo nad workiem na śmieci. Niszczarki przeznaczone do domu mają skromniejszy cykl pracy niż ich firmowe odpowiedniki, ale na domowe potrzeby w zupełności wystarcza. Tym bardziej że zniszczysz w nich także zszywki, spinacze, plastikowe karty i płyty CD-DVD.
Jaka niszczarka do domowego biura, a jaka do średniej firmy?
W domowych biurach oraz średnich firmach obraca się znacznie większą ilością dokumentów. Niszczarka musi więc dysponować większą mocą, dłuższym czasem pracy oraz pojemniejszym koszem. Równie istotna jest norma DIN. Powinna być ona jak najwyższa, zwłaszcza w branży finanse, kadry i księgowość, gdzie przeważają dane poufne.
Niszczarka, która stoi w miejscu pracy, powinna być także cicha. To ważne dla zachowania komfortu pracy. Ciekawym rozwiązaniem jest także zintegrowany podajnik automatyczny. Wystarczy, że umieścisz w nim plik kartek i naciśniesz przycisk. Urządzenie za jednym zamachem zniszczy do 130 kartek, w ciągu zaledwie 5 minut.
Ranking niszczarek do papieru
 |
||
|
W domu sprawdzi się idealnie, niszcząc niepotrzebne już listy na zakupy albo zalegającą w szufladzie korespondencję, która nie zawiera poufnych informacji. Wszelkie regulaminy, przysyłane przez bank, czy operatora komórkowego także zostaną zmienione przez ostrza niszczarki w paski o szerokości 6,8 mm. |
||
|
Ta niewielka niszczarka potrafi zniszczyć jednorazowo 6 kartek formatu A4, spiętych zszywkami albo spinaczem. Równie dobrze radzi sobie z kartami kredytowymi. Blokada Safety Lock zapobiega przypadkowemu uruchomieniu przez dzieci lub zwierzęta. Oferuje także funkcję cofania, usuwając zablokowane dokumenty ze szczeliny. |
||
 |
||
|
Nadmiar dokumentów z domowego biura usuniesz tą kompaktową niszczarką. Mimo niewielkich gabarytów dysponuje 19-litrowym koszem. Okienko na froncie kosza poinformuje Cię, że pora pozbyć się ścinków. Jednorazowo jest w stanie zniszczyć do 10 arkuszy A4, tnąc na paski zgodne z normą P-3. Niszczarka rozpozna też zbyt dużą liczbę kartek i nie rozpocznie pracy. |
||
|
Gdy zależy Ci na cichej niszczarce, postaw na ten model. Technologia SilentShred sprawia, że podczas pracy jest praktycznie niesłyszalna. Jest za to bardzo wydajna, rozdrabniając papier na mikrościnki (norma DIM P-5) nieprzerwanie aż do 10 minut. Po tym czasie diody LED poinformują Cię o aktywacji zabezpieczenia termicznego i blokadzie szczeliny. |
||
 |
||
|
Profesjonalna niszczarka z pojemnym koszem (32 litry) i okienkiem do obserwacji poziomu ścinków. W szczelinie zmieścisz jednorazowo do 8 stron A4. Z kolei zintegrowany podajnik automatyczny pozwoli umieścić do 130 dokumentów i wrócić do pracy. Urządzenie samo rozdrobni papier, płyty CD i plastikowe karty. Gdyby doszło do zacięcia, niszczarka automatycznie wycofa materiał ze szczeliny. Model dysponuje ponadto szeregiem zabezpieczeń, jest także wyjątkowo cichy. |
||
|
Oto niszczarka, która idealnie sprawdzi się w firmie średniej wielkości. Może pracować bez przerwy przez 12 minut. Szczelina niszcząca pomieści do 10 arkuszy jednocześnie, spiętych dodatkowo zszywkami lub spinaczami. Ścinki spadną do 32-litrowego kosza. Urządzenie posiada również zintegrowany podajnik automatyczny, mieszczący do 200 arkuszy oraz kółka, ułatwiające zmianę lokalizacji sprzętu. Pracując generuje hałas na poziomie zaledwie 65 dB, a po dwóch minutach bezczynności wyłączy się automatycznie. |
||