Urządzenia biurowe – krok do przodu w optymalizacji pracy

Jakie urządzenia przydadzą się w biurze?

Dobrze wyposażone nowoczesne biuro to nie tylko sprzęt komputerowy, peryferia i ergonomiczne meble. Ważną rolę w tej przestrzeni mają do odegrania także inne urządzenia biurowe, jak na przykład niszczarki i skanery. Dzięki nim usprawnisz wykonywanie obowiązków, zadbasz o odpowiedni obieg dokumentów i bez zbędnego wysiłku spełnisz normy bezpieczeństwa, którymi obwarowane jest przetwarzanie danych osobowych.

Z wersji papierowej do elektronicznej, czyli skanery

Skaner to proste w obsłudze i niezwykle przydatne urządzenie, które odczytuje i przekłada odczytane dane (tekst, obraz) w sygnał cyfrowy. To oznacza, że dokumenty w wersji papierowej możesz po zeskanowaniu odczytać w wersji elektronicznej. Zeskanować możesz strony książki, zdjęcia, podpisane lub wypełniane ręcznie dokumenty czy odręczne projekty, grafiki, szkice. W dobie komunikacji internetowej skanery są zatem niezbędnym urządzeniem biurowym. Ponadto zdigitalizowane dokumenty są łatwiejsze do „przechowywania” i wyszukiwania.

Skanery dzieli się na szczelinowe i płaskie. Pierwsze z nich to modele składające się z rolek, które przewijają skanowany dokument, wciągając go z jednej, a wypuszczając z drugiej strony. Ich zaletą jest niewielka, kompaktowa konstrukcja, która zmieści się na każdym biurku. Z łatwością zabierzesz je także w podróż służbą lub na spotkanie firmowe. Skanery szczelinowe z podajnikiem ADF działają w ten sam sposób. Są większe, ale umożliwiają skanowanie nawet do 60 stron jednocześnie. Plik dokumentów wystarczy umieścić w podajniku. Skanery płaskie zajmują dużo więcej miejsca, ponieważ składają się z pokrywy i szyby, na której umieszcza się skanowany dokument. Głowica czytająca skanera przesuwa się pod szybą. Wybierając model odpowiedni do swoich potrzeb, zwróć uwagę na obsługiwane nośniki, czyli wskazanie, jakie dokumenty możesz skanować, np. duże formaty, karty plastikowe, folie. Po więcej informacji zajrzyj do naszego poradnika – Mobilny, dla fotografa, do domu czy do biura? Radzimy, jak wybrać skaner.

Niszczarki do papieru, płyt i kart

Dokumenty, którym zakończył się termin archiwizacji lub te, które zostały zdigitalizowane, zwłaszcza zawierające dane osobowe chronione RODO, przed wyrzuceniem powinny zostać odpowiednio zniszczone. Czyli w taki sposób, aby zawarte w nich informacje nie dostały się w niepowołane ręce. Często dotyczy to także płyt CD/DVD czy kart plastikowych. W tym celu niezbędnym urządzeniem biurowym jest niszczarka, która tnie papier na paski lub mikroskopijne ścinki. Wielkość skrawków, a co za tym idzie – poziom zabezpieczenia określa skala P-1 do P-7. Im większa cyfra, tym wyższe zabezpieczenie, czyli mniejsze ścinki. Do niszczenia dokumentów zawierających dane osobowe potrzebujesz urządzenia z normą DIN co najmniej na poziomie P-3. Więcej informacji znajdziesz w naszym poradniku: Niszczarka do papieru, czyli niezawodny sposób ochrony danych osobowych.

Laminatory – trwałość papierowych dokumentów

Laminator to urządzenie, które pokrywa papierowy arkusz powłoką z tworzywa sztucznego. Zalaminowane dokumenty, paragony, karty menu, certyfikaty, wizytówki czy nawet zdjęcia są dużo trwalsze. Z biegiem czasu nie ulegają uszkodzeniom czy blaknięciu. Ponadto stają się odporne na wilgoć i zabrudzenia, a w razie potrzeby można je delikatnie przetrzeć. Kolory pokrytych folią z połyskiem dokumentów są bardziej nasycone. Laminatory zajmują niewiele miejsca i są bardzo proste w obsłudze. Wybierając laminator, zwróć uwagę na format i maksymalną grubość laminowanego dokumentu.

Gilotyny i trymery do papieru

Dokumenty, arkusze z zadaniami, fotografie czy wizytówki często wymagają precyzyjnego przycięcia. Do takich zastosowań niezbędne są gilotyny i trymery. Służą one do równego cięcia papieru, foli, zdjęć, a także kartonów. Gilotyny umożliwiają przycięcie dużej liczby dokumentów jednocześnie. Natomiast trymery przydadzą się do cięć wymagających większej precyzji. Ponadto pozwalają na cięcie proste lub falowane, zaginanie i perforacje. Wybierając odpowiednią gilotynę lub trymer zwróć uwagę na format i rodzaj ciętego materiał, a także maksymalną liczbę jednorazowo ciętych arkuszy.

Bindownice. Oprawa dokumentów

Bindowanie, czyli łączenie luźnych kartek za pomocą grzbietów, jest szybką i łatwą metodą, która umożliwia lepszą organizację pracy. Pomaga uporządkować materiały i łączyć je w jeden zbiór tematyczny, co ułatwia przechowywanie i wyszukiwanie potrzebnych informacji. Ponadto wielostronicowe dokumenty wyglądają dużo bardziej profesjonalnie, gdy są oprawione. Bindownice pozwalają na oprawienie nawet do 510 kartek jednocześnie.

Profesjonalne i nowoczesne urządzenia biurowe znajdziesz w x-kom

„pro”​

Epson Perfection V850 Pro

„pro”