Wyposażamy biuro w sprzęt elektroniczny i akcesoria. Co wybrać?

Trudno wyobrazić sobie nowoczesne biuro bez stukotu klawiatur albo brzęczenia drukarek wypluwających z siebie kolejne tuziny dokumentów. Odpowiednio dobrany sprzęt jest kluczowy do sprawnego prowadzenia biznesu, niezależnie od branży. Jakie urządzenia będą niezbędne w biurze i na co zwracać uwagę przy wyborze konkretnych modeli?

Spis treści:

1. Jaki sprzęt do biura wybrać
2. Laptop do biura – wydajność w połączeniu z mobilnością
3. Desktopy biurowe – do pracy stacjonarnej
4. Monitor do biura. Na co warto zwrócić uwagę?
5. Drukarki i urządzenia wielofunkcyjne
6. Niszczarka do biura. Jaką wybrać?
7. Biurowy router – do pracy bez zakłóceń
8. Smart Office – inteligentne biuro
9. Urządzenia do prezentacji
10. Oprogramowanie biurowe
11. Dlaczego warto zainwestować w sprzęt i akcesoria biurowe?

Jaki sprzęt do biura wybrać?

Jakim sprzętem i akcesoriami wyposażyć swoje biuro, aby pracowało się komfortowo i bez zakłóceń? Temat sam w sobie jest bardzo obszerny i można rozgałęziać go niemal w nieskończoność. Wszak innych komputerów czy monitorów będzie potrzebować zespół grafików albo montażystów wideo, innych programista, a jeszcze innych architekt bądź projektant wnętrz.

W tym poradniku skupimy się na urządzeniach i akcesoriach, które znajdą zastosowanie w typowych pracach biurowych, skupiających się przede wszystkim wokół edycji tekstu, przygotowywania faktur i dokumentów, przeglądania stron www czy tworzenia arkuszy kalkulacyjnych. Kwestię sprzętu dla specjalistów pozostawimy więc na inny poradnik.

Laptop biurowy – wydajność w połączeniu z mobilnością

Praca biurowa nie zawsze oznacza zamknięcie się w czterech ścianach i spędzanie ośmiu godzin przed ekranem komputera. Czasem wymaga wyjścia poza biuro, na przykład na spotkania z klientami. W takich sytuacjach laptop jest niezbędny. Pozwoli na komfortowe przedstawienie klientowi oferty firmy czy omówienie postępów w realizowanych projektach.

Wybór odpowiedniego modelu jest o tyle ważny, że prócz aspektu funkcjonalnego, laptop ma też pełnić rolę reprezentacyjną. Do tego musi zapewniać komfortową pracę tak w biurze, jak i poza nim. Sumując ogół potrzeb związanych z użytkowaniem tego typu sprzętu, można wyszczególnić kilka istotnych cech, jakimi powinien odznaczać się dobry laptop biurowy. Oto one:

• Wydajna bateria – eliminująca konieczność zabierania ze sobą okablowania i pytania odwiedzanych klientów o możliwość podłączenia się do sieci. Dziś producenci laptopów biznesowych są w stanie optymalizować akumulatory tak, by były w stanie przepracować na jednym ładowaniu nawet do kilkunastu godzin. Istna mobilność bez kompromisów
• Konstrukcja: lekka, a przy tym wytrzymała – nieustanne przemieszczanie się między biurem a siedzibami klientów, praca podczas podróży pociągiem, prezentacje na szkoleniach i konferencjach. W takich warunkach laptop jest nieustannie narażony na uszkodzenia. Warto więc wybrać taki model, który cechuje się nieprzeciętną wytrzymałością, a przy tym jest na tyle lekki, by nie stał się udręką podczas transportu.
• Odpowiednia liczba złącz – wejście HDMI lub VGA (dziś już anachroniczne i coraz rzadziej spotykane) pozwolą na podłączenie urządzenia do monitora lub projektora, na przykład wtedy, gdy z pracy mobilnej „przełączysz się” do pracy stacjonarnej i zechcesz rozszerzyć przestrzeń roboczą o dodatkowy ekran. Kilka wejść USB 3.0 i USB 2.0 również będą dobrze widziane. Podobnie jak czytnik kart pamięci.
• Ekran – najlepiej z matową, antyrefleksyjną powłoką, aby obraz był tak samo czytelny przy różnych warunkach oświetleniowych.
• Zabezpieczenia – wiesz dobrze, jak ważne są dane, które przechowujesz na swoim laptopie. Producenci biznesowych notebooków też to wiedzą, dlatego wyposażają swoje urządzenia w szereg zabezpieczeń pokroju czytnika linii papilarnych czy czytnika kart inteligentnych – Smart Card. Niektóre modele posiadają też mechaniczne zabezpieczenia w postaci zaczepów na linkę, którą przypniesz swój laptop do biurka.
• Wydajność – w pracy biurowej nie ma czasu na ograniczenia sprzętowe. Dlatego warto wybrać laptopa oferującego wydajność, która zapewni Ci komfortową pracę bez zakłóceń i opóźnień. Dwu- lub czterordzeniowy procesor o częstotliwości taktowania powyżej 2,0 GHz powinien w zupełności wystarczyć do zastosowań biurowych. Do tego minimum 4 GB pamięci RAM oraz koniecznie dysk SSD, który przyśpieszy pracę i zapewni dobrą ochronę danych.

 

Nie zapomnij też sprawdzić naszego poradnika o tym, jak wybrać laptop biznesowy.

Laptop biurowy do 1500 zł:

Laptop biurowy do 2500 zł:

Laptop biurowy do 5000 zł:

Laptop biurowy powyżej 5000 zł:

Desktopy biurowe – do pracy stacjonarnej

Pracowników, których obowiązki nie zakładają przemieszczania się między biurem a innymi miejscami, możesz też wyposażyć w desktopy, Mini-PC lub komputery All in One. Jeżeli nie potrzebujesz maszyny do zadań specjalnych, jak montaż wideo, zaawansowana obróbka zdjęć czy praca z aplikacjami do aranżacji wnętrz, specyfikacja nie musi różnić się zanadto od tej, którą nakreśliliśmy ogólnie przy laptopach.

Przewaga desktopów nad laptopami to przede wszystkim większe możliwości upgrade’u w przyszłości. Z drugiej strony, zajmują więcej miejsca niż mobilny notebook i wymagają zakupu urządzeń peryferyjnych pokroju monitora, myszki, klawiatury. Jeżeli szukasz komputera stacjonarnego stworzonego z myślą o pracy w biurze, koniecznie sprawdź linię naszych desktopów x-kom Home & Office.

Monitor do biura – na co warto zwrócić uwagę?

Monitor sprawdza się nie tylko przy desktopach. Stanowi też uzupełnienie laptopa, zwiększając obszar roboczy podczas pracy stacjonarnej. Przy wyborze odpowiedniego modelu miej na uwadze fakt, że przyjdzie Tobie – lub Twojemu pracownikowi – spędzać przy nim jakieś 8 godzin dziennie. Dlatego warto postawić na model, który nie będzie męczyć oczu i generować problemów ze wzrokiem. Sprawdź, czy monitor, którym się interesujesz, wyposażony został w technologię redukującą emisję światła niebieskiego.

Istotna jest także rozdzielczość. W tym przypadku obowiązuje prosta zasada – im większa, tym lepiej, choć także i drożej. Do zastosowań biurowych optymalną rozdzielczością będzie Full HD (1920 x 1080 px), umożliwiające komfortową pracę na wielu płaszczyznach – od użytkowania pakietu biurowego po niezaawansowaną obróbkę zdjęć.

Jeśli chodzi o rozmiar monitora, dobrym wyborem będą modele o przekątnej ekranu wynoszącej co najmniej 22” o proporcjach 16:10 lub 16:9. Jeśli nie zajmujesz się na co dzień multimediami, możesz odpuścić zakup monitora z błyszczącą powłoką na rzecz matrycy matowej, która może nie odzwierciedla tak dobrze kolorów, ale jest bezpieczniejsza dla Twojego wzroku podczas regularnej, długotrwałej pracy przy komputerze.

Monitor jest zdecydowanie tym elementem biurowego wyposażenia, na którym nie opłaca się oszczędzać, niezależnie od tego, czy nasza praca sprowadza się do przygotowywania i analizowania tabelek w Excelu, czy zarządzania lub projektowania multimediów. Wszak zarówno grafik, jak i analityk czy copywriter mają tylko jedną parę oczu, która musi im wystarczyć na całe życie.

 

Monitory do biura - proponowane produkty:

Drukarki i urządzenia wielofunkcyjne

Absolutny must have. Faktury, oferty, umowy, zestawienia… choć trendy powoli kierują się w stronę dokumentów elektronicznych, w biurach wciąż generuje się spore ilości papieru, tym bardziej, że wciąż większość dokumentów jest archiwizowana w formie papierowej. Wybór najlepszej drukarki lub urządzenia wielofunkcyjnego w dużej mierze zależy od wielkości biura i tego, czym na co dzień się zajmuje.

Na najważniejsze kryterium przy wyborze tego typu urządzeń wyrastają koszty eksploatacji. W zastosowaniach biurowych częstokroć mają większe znaczenie niż chociażby sama jakość druku. Doskonałym potwierdzeniem tej tezy jest niezmiennie duża popularność drukarek igłowych, niezawodnych, tanich w eksploatacji, ale też głośnych i drukujących dokumenty w bardzo niskiej jakości.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o drukarkach, ich rodzajach i o tym, jaki rodzaj będzie najlepszy do Twojego domu i biura, sprawdź inny nasz poradnik – Jaką drukarkę wybrać do domu, a jaką do firmy.

Drukarki i urządzenia wielofunkcyjne - proponowane produkty:

Niszczarka do biura. Jaką wybrać?

W kontekście nowych regulacji dotyczących ochrony danych osobowych niszczarka stała się nieodzownym akcesorium w każdym biurze. Trudno się zresztą temu dziwić, kary za wycieki danych spowodowane niewłaściwym ich przetwarzaniem są bardzo wysokie. Niszczarki są więc nie tylko efektywnym narzędziem do utylizacji różnego rodzaju dokumentów, ale też świetnym sposobem na to, by zapobiec szkodom związanym z dostaniem się ich w niepowołane ręce. Więcej na ten temat znajdziesz w innym naszym poradniku - Niszczarka do papieru, czyli niezawodny sposób ochrony danych osobowych.

W praktyce biurowej dokumenty wymagające bezpiecznej utylizacji pojawiają się praktycznie codziennie. Warto zatem zaopatrzyć się w niszczarkę o odpowiednio dużej mocy, z dłuższym czasem pracy i pojemniejszym koszem na ścinki. Istotna jest również norma DIN, określająca sugerowane wymiary i powierzchnię ścinek dokumentów, w zależności od zawartych w nich informacji. I tak na przykład dokumenty scharakteryzowane jako ściśle tajne powinny być utylizowane na paski o szerokości nie większej niż 2 mm. Szczegółowo przedstawia to poniższa tabela:

 

Niszczarki do papieru – proponowane produkty:

Biurowy router do pracy bez zakłóceń

W biurach i firmach, zwłaszcza tych większych, sprawdzają się przede wszystkim routery przewodowe. Najczęściej nie posiadają anten, a dane przesyłane są przez kable LAN, rozgałęzione do kolejnych węzłów sieci, np. do switchy, skąd trafiają do konkretnych stanowisk pracy.

Ze względu na RODO i wymogi stawiane przez tę dyrektywę, zaleca się stosowanie przewodowych routerów obsługujących VPN. Bardzo przydatnym rozwiązaniem jest funkcja izolowania klientów, pozwalająca m.in. na rozdysponowanie uprawnień wśród użytkowników sieci. Umożliwia także włączanie do sieci klientów lub gości, wydzielając dostęp w granicach określonych przez administratora.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się czegoś więcej o routerach, ich rodzajach i dopasowywaniu poszczególnych modeli do zastosowań i lokalizacji, sprawdź poradnik - Jaki router wybrać? Który do mieszkania, który do domu, a który do gier?

Router do biura – proponowane produkty:

Smart Office – inteligentne biuro

Inteligentne rozwiązania w biurze sprawdzają się na wielu płaszczyznach. Wpływają na efektywność, wygodę, bezpieczeństwo pracy, w pewnych aspektach też pozwalają zminimalizować koszty związane z eksploatacją przestrzeni biurowej. Wystarczy wspomnieć o urządzeniach i systemach odpowiadających za sterowanie ogrzewaniem. Jeśli wierzyć danym przytaczanym przez producentów, optymalizacja ogrzewania w pomieszczeniach za pomocą nowych technologii pozwala zmniejszyć rachunki nawet o jedną czwartą.

Czujniki: dymu, zalania, tlenku węgla czy temperatury i wilgoci w porę ostrzegą wszystkich pracowników przed niebezpieczeństwem, o które zadba również, choć w nieco innym wymiarze, system kamer IP rejestrujących obraz w biurze. Gniazda Smart Plug umożliwią zarządzanie z poziomu smartfona zarówno urządzeniami elektronicznymi, jak również inteligentnym oświetleniem.

Przy okazji inteligentnych rozwiązań w biurze, sprawdź koniecznie inny nasz tekst –  Jakie urządzenia Smart Home sprawdzą się w niedużym mieszkaniu? Poradnik w praktyce. Co prawda traktuje on o rozwiązaniach Smart Home, niemniej wiele zawartych w nim porad z powodzeniem możesz przenieść także na grunt biurowy.

Smart Office - proponowane produkty:

Urządzenia do prezentacji

W komunikacji biznesowej prezentacje multimedialne odgrywają dziś bardzo ważną rolę. Stanowią nieocenioną pomoc dla prowadzącego, a dobrze zaprojektowane mogą zaciekawić odbiorców, nawet jeśli temat prezentacji odbiega od ich zainteresowań. Świetnie sprawdzają się przy okazji różnego typu spotkań – wewnątrzfirmowych, jak również tych z klientami, partnerami biznesowymi, inwestorami itd.

Oprócz samej wartości merytorycznej prezentacji i umiejętności krasomówczych prezentującego istotna jest również technologia, za pośrednictwem której treści dotrą do audytorium. Mowa tu przede wszystkim o projektorach i ekranach projekcyjnych, których rolę mogą przejąć również telewizory. Świetnym rozwiązaniem, znacząco ułatwiającym nawigowanie między kolejnymi slajdami, są prezentery, dzięki którym prezentujący nie jest skazany na siedzenie przy ekranie urządzenia, na którym uruchomiona jest prezentacja, i może skupić się bardziej na osobie rozmówcy lub rozmówców.

 

Urządzenia do prezentacji – proponowane produkty:

Oprogramowanie biurowe

Na nic nowoczesne laptopy i desktopy, gdy brak na nich odpowiedniego oprogramowania. Systemy operacyjne, programy biurowe, antywirusowe czy te przeznaczone do pracy z grafiką i wideo – to narzędzia, bez których trudno wyobrazić sobie pracę w nowoczesnym biurze.

O ile sensowność zakupu niektórych aplikacji uzależniona jest od branży i specyfiki firmy, tak pakiety biurowe znajdą zastosowanie wszędzie tam, gdzie pisze się oferty, edytuje teksty, wykonuje obliczenia czy tworzy prezentacje multimedialne. A to ledwie kilka podstawowych zastosowań dla pakietów biurowych, bo te można mnożyć praktycznie w nieskończoność. W tym miejscu odsyłamy do dwóch innych naszych poradników: o funkcjach Microsoft Excel i Word ułatwiających codzienną pracę.

Dlaczego warto zainwestować w sprzęt i akcesoria biurowe?

Niezależnie od tego, jak kompetentnych i kreatywnych pracowników zatrudniasz, nie będą oni w stanie realizować swoich obowiązków maksymalnie efektywnie, jeżeli nie będą mieć do tego odpowiednich narzędzi. Technologiczne „wąskie gardło” może wyhamować ich rozwój, co prędzej czy później przełoży się na kondycję całej firmy, dlatego wyposażenie biura w odpowiednie urządzenia elektroniczne i akcesoria jest tak istotne.

Co więcej, wiele urządzeń, które umówiliśmy w tym poradniku, nie tylko przyczynia się do wzrostu efektywności i komfortu pracy, ale też pozwala zredukować koszty związane z eksploatacją biura, co ma też swoją wymowę w kontekście dbałości o ekologię.

Jeżeli stoisz właśnie przed wyzwaniem wyposażenia swojego biura w sprzęt elektroniczny, pamiętaj o tym, że możesz zwrócić się o pomoc do nas. Wystarczy, że skontaktujesz się z nami, wypełnisz formularz i opowiesz nam o tym, czego potrzebujesz, a my w odpowiedzi doradzimy najlepsze rozwiązania dla Twojej firmy. Więcej dowiesz się na naszej podstronie z ofertą dla firm.